Surveillance ISO 2009:2015

Selasa (11/12/2022) di Universitas Janabadra dilakukan audit ISO 9001: 2015 Management System Documentation Under Organization oleh TUV Rheinland. Dalam sambutannya, Dr. Ir. Edy Sriyono, MT Rektor Universitas Janabadra menyampaikan bahwa di tengah kesibukan mengerjakan pekerjaan dan tugas tugas lain, manajemen satuan penyelenggara pendidikan di tingkat fakultas maupun prodi serta biro, unit, UPT dan lembaga harus lembur mempersiapkan dokumen untuk keperluan ISO 9001: 2015 ini. Rektor berharap pelaksanaan audit hari ini dapat berjalan sesuai acara yang telah disiapkan dan dilaksanakan dengan seksama oleh kedua pihak auditor dan auditee. Melalui audit ISO diharapkan tatakelola yang sudah baik ini dapat dipertahankan bahkan terus mengalami perbaikan, sehingga untuk kepentingan akreditasi sudah lebih siap.

Acara belangsung satu hari penuh mulai pagi pukul 08:30 sampai sore pukul 18:00 WIB. Audit ini merupakan kelanjutan atau perpanjangan terhadap sertifikat ISO 2009: 2015 yang telah diperoleh tahun sebelumnya. Dua auditor dari TUV Rheinland masing masing adalah Heru Subroto dan Ibnugraha yang melakukan surveillance dengan sistem sampling secara acak di beberapa unit penyelenggara proses pendidikan.

Sebelum pelaksanaan surveillance, Heru selaku auditor menyampaikan jika PT sudah mendapatkan ISO maka akreditasi seharusnya bagus karena ISO sifatnya menjadi daya ungkit untuk mendongkrak perolehan status akreditasi yang lebih baik. Dalam ISO ada yang harus diperhatikan sebagai dasar yaitu statuta regulator untuk dijadikan sebagai acuan dalam penyusunan, pelaksanaan serta monitoring dan evaluasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam kesempatan tersebut, Heru menegaskan bahwa ISO, Audit Muti Internal (AMI) dan akreditasi bukan merupakan hal yang harus dilakukan secara terpisah tetapi harus dilakukan secara terintegrasi sebagai satu kesatuan. Surveillance ini dilakukan untuk melakukan cek efektivitas tidak audit terhadap temuan temuan sebelumnya. Temuan yang banyak dalam sebuah audit bukan berarti tidak baik, adanya temuan jika diperbaiki justru akan semakin meningkatkan performa lembaga.

Sebagaimana prosedur audit pada umumnya, kegiatan diawali dengan sesi pembukaan kemudian pelaksanaan audit, perumusan hasil dan diakhiri dengan sesi penutup. Setelah seharian dilakukan surveillance oleh auditor keliling ke sejumlah unit yang dijadikan sampel, kedua auditor merumuskan hasil audit untuk kemudian disampaikan dalam sesi penutup yang dihadiri oleh seluruh pimpinan unit. Berdasarkan sampling secara acak ke unit unit, tidak ditemukan adanya ketidak sesuaian baik minor maupun mayor. Yang ada hanyalah observasi. Lebih lanjut disampaikan terdapat 10 observasi masing masing 4 observasi bersifat positip dan 6 observasi merupakan rekomendasi untuk perbaikan. Secara umum, observasi yang perlu mendapatkan perhatian untuk perbaikan adalah terkait dengan manajemen resiko dan peluang di beberapa unit penyelanggara proses Pendidikan. Upaya perbaikan yang perlu dilakukan adalah dibawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu (BPM) UJB perlu melakukan analisis dan evaluasi secara periodik dan terukur tentang pengelolaan resiko dan peluang di setiap unit, perlu kembali dilakukan sosialisasi dan pemahaman tentang siste anajemen ISO. Rangkaian ISO harus menyatu dengan berbagai kegiatan di semua unit dan lembaga yang ada di Universitas Janabada, jangan terpisah pisah dan parsial. Sembilan standar borang akreditasi BAN PT harus diakomodir di setiap SOP yang ada, dan masih banyak SOP yang belum dilengkapi dengan formulirnya perlu segera dilengkapi.

Di akhir sesi penutupan, disampaikan kesimpulan hasil surveillance ISO 2009: 2015 di Universitas Janabadra, bahwa tidak ada temuan minor maupun mayor, hanya 6 temuan bersifat observasi. Berdasarkan hasil surveillance hari ini dan komitmen yang besar dari pimpinan universitas maka kami selaku auditor TUV Rheinland merekomendasikan untuk perpanjangan sertifikat ISO 2009: 2015 untuk satu tahun ke depan, selamat atas pencapaian ini demikian ucap Heru selaku auditor.

Penulis : Tresno S / Humas dan Kerjasama UJB